วิธีการเลือกคุณสมบัติของเครื่องถ่ายเอกสารให้ตรงกับความต้องการของคุณ

เครื่องถ่ายเอกสาร คืออุปกรณ์จำเป็นที่ทุกสำนักงานต้องมี เพราะต่อให้ในปัจจุบันโลกของเราจะนิยมติดต่องานกันผ่านช่องทางออนไลน์มากแค่ไหน แต่เมื่อถึงเวลาที่ต้องดำเนินการทำธุรกิจด้วยกันจริง ๆ เราก็จำเป็นที่จะต้องทำเอกสารให้ถูกต้องตามกฎหมาย บรรดาเอกสารด้านกฎหมาย เอกสารด้านบัญชี เอกสารด้านการจัดซื้อ-จัดขาย และเอกสารรับรองต่าง ๆ ก็เลยต้องมีการตีพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษเสมอ รวมถึงเอกสารที่ต้องทำเพื่อติดต่อกับหน่วยงานราชการของเมืองไทย และต่างประเทศเองด้วย อย่างไรก็ตาม การจะเลือกเครื่องถ่ายเอกสารสำหรับสำนักงาน และองค์กรต่าง ๆ ทั้งที ก็ต้องเลือกให้คุ้ม และตอบโจทย์ทุกความต้องการใช้งาน จะได้ช่วยให้งานที่ทำเดินหน้าได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น ซึ่งการที่เราจะรู้ได้ว่าเครื่องถ่ายเอกสารรุ่นไหนมีคุณสมบัติตรงกับความต้องการของเรา ก็ต้องเริ่มต้นจากการถามตัวเองก่อนว่าต้องการอะไร แล้วเอาสิ่งที่รวบรวมได้ไปตามหาเครื่องถ่ายเอกสารที่ตรงตามสเปกเหล่านั้น

ดังนั้นในบทความนี้ VSP Service Group จะพาทุกคนไปทำ 5 คำถามเช็คลิสต์ก่อนเลือกเครื่องถ่ายเอกสารสำหรับองค์กรพร้อม ๆ กัน เพื่อช่วยให้ทุกคนเข้าใจความต้องการของตัวเอง และเลือกเครื่องถ่ายเอกสารที่ตรงตามคุณสมบัติได้ง่ายขึ้น

1. สำนักงาน หรือองค์กรของคุณต้องถ่ายเอกสารเดือนละกี่แผ่น?
   คำถามข้อแรกที่เราควรถามตัวเองเป็นอันดับแรก และจำเป็นต้องตอบให้ได้ด้วยก็คือ องค์กร หรือสำนักงานของเราต้องใช้เครื่องถ่ายเอกสารกันมากแค่ไหน เพราะถ้าสามารถตอบข้อนี้ได้ จะช่วยตัดตัวเลือกลงไปได้เยอะมาก ๆ เนื่องจากจำนวนแผ่นที่สามารถถ่ายเอกสารได้ของเครื่องถ่ายเอกสารแต่ละรุ่นนั้นไม่เหมือนกัน โดยเราอาจจะลองประมาณการคร่าว ๆ ดูก่อนก็ได้ว่า องค์กรหรือสำนักงานของเรานั้นมีกี่แผนก และแต่ละแผนกจำเป็นต้องทำงานเอกสารวันละประมาณเท่าไร เพื่อนำไปเทียบว่ามีเครื่องถ่ายเอกสารรุ่นไหนที่ใกล้เคียงกับปริมาณที่เราตั้งไว้บ้าง โดยเราขอแนะนำว่าให้เลือกเครื่องถ่ายเอกสารที่สามารถถ่ายเอกสารได้มากกว่าจำนวนที่เราตั้งเป้าไว้ เพราะเผื่อเหลือดีกว่าเผื่อขาด
   นั่นเอง
   
   
2. สำนักงาน หรือองค์กรของคุณจำเป็นต้องใช้กระดาษขนาดไหนบ้าง?
   ขนาดของกระดาษก็เป็นคำถามสำคัญที่ต้องสำรวจองค์กรของตัวเองก่อนว่าจำเป็นต้องใช้กระดาษขนาดไหนบ้าง ยกตัวอย่างเช่น บางสำนักงานก็ใช้กระดาษ A4 เพียงอย่างเดียว บางแห่งก็มีใช้ A3 หรือ A5 ร่วมด้วย หรืออาจจะมีกระดาษขนาดอื่น ๆ อีก ถ้าเป็นในกรณีนี้ก็ต้องมานั่งพิจารณากันต่อไปว่า จะมีเครื่องถ่ายเอกสารรุ่นไหนที่ตอบสนองความต้องการตรงส่วนนี้ของเราได้ไหม แต่สำหรับองค์กรไหนที่ไม่มีข้อจำกัดในส่วนของงบประมาณ การซื้อเครื่องถ่ายเอกสารที่ครอบคลุมกระดาษครบทุกไซส์ ก็สามารถทำได้ตามความเหมาะสมได้เลย
   
   
3. สำนักงาน หรือองค์กรของคุณเน้นถ่ายเอกสารขาวดำ หรือเน้นสีสัน?
   ในปัจจุบันการถ่ายเอกสารนั้นมีทั้งแบบขาว-ดำ และแบบมีสี เหมือนกับการพิมพ์ออกมาจากเครื่องพิมพ์ เราจึงสามารถเลือกได้ด้วยว่าอยากได้เครื่องถ่ายเอกสารแบบไหน อย่างไรก็ตามราคาของเครื่องเอกสารแต่ละแบบก็จะต่างกันด้วย หากเป็นแบบขาว-ดำอย่างเดียวก็จะประหยัดกว่าการถ่ายเอกสารเป็นสี ทั้งในช่วงซื้อเครื่อง ไปจนถึงต้นทุนระหว่างใช้งานจริง ส่วนวิธีการพิจารณา ก็อาจจะเริ่มจากการสังเกตง่าย ๆ ว่า องค์กรของเราเน้นเรื่องเอกสารสำคัญที่เป็นตัวหนังสือเพียงอย่างเดียว หรือเปล่า หรือว่าองค์กรของเราเน้นเรื่องรูปถ่ายสินค้าด้วย ถ้าเป็นอย่างหลังการเลือกเครื่องถ่ายเอกสารแบบสี ก็จะช่วยให้ภาพสินค้าของเราเด่นชัด ตรงปก และดูดี เวลาติดต่อลูกค้าแล้วแนบเอกสารไป ก็จะดูมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น
   หรือเช่นเดียวกับข้อที่แล้ว หากองค์กรของคุณไม่ติดขัดเรื่องงบประมาณ การเลือกเครื่องถ่ายเอกสารที่พร้อมรองรับทั้งสองระบบก็เป็นสิ่งที่ทำได้
   
   
4. เครื่องถ่ายเอกสารที่คุณจะเลือกมีดีไซน์อย่างไร และขนาดใหญ่แค่ไหน?
   คงปฏิเสธไม่ได้ว่าเรื่องดีไซน์ และขนาดของเครื่องถ่ายเอกสารก็เป็นส่วนสำคัญในการตัดสินใจเลือกซื้อของหลาย ๆ องค์กร ดังนั้นการตั้งคำถามข้อนี้กับตัวเองขึ้นมา จะช่วยให้เราเลือกเครื่องถ่ายเอกสารที่เหมาะสมกับขนาดพื้นที่ภายในอาคาร และสำนักงานของเราได้ดีมากขึ้นว่าคุณสมบัติของเครื่องถ่ายเอกสารตัวนั้นตอบโจทย์การใช้งานของเราจริง ๆ หลังจากเราลิสต์คุณสมบัติของเครื่องถ่ายเอกสารที่อยากได้ครบแล้ว ก็ให้ลองพิจารณาในส่วนของสี ขนาดเครื่อง และดีไซน์ด้วย ว่าเข้ากับการตกแต่งในสำนักงานของเราหรือเปล่า ถ้าเอามาแล้วจะตั้งได้ไหม จะเกะกะการทำงานหรือไม่ และสวยงามเข้ากับพื้นที่หรือเปล่า เป็นต้น
   
   
5. ร้านค้าที่เลือกซื้อเครื่องถ่ายเอกสารมีบริการดูแลแบบครบวงจรหรือเปล่า?
   มาถึงคำถามข้อสุดท้ายที่สำคัญที่สุด นั่นก็คือร้านค้าที่เลือกซื้อเครื่องถ่ายเอกสารมีบริการดูแลแบบครบวงจรหรือเปล่า แม้ส่วนนี้จะไม่เกี่ยวข้องกับคุณสมบัติของเครื่องถ่ายเอกสารในขั้นตอนการใช้งานโดยตรง แต่มันก็เชื่อมโยงไปถึงเรื่องความสบายใจหลังจากซื้อขายกันไปแล้ว เนื่องจากเครื่องถ่ายเอกสารสำหรับองค์กร และสำนักงานนั้นมีราคาสูงกว่าเครื่องถ่ายเอกสารที่เราใช้เองที่บ้าน อีกทั้งยังเป็นเครื่องใช้ไฟฟ้าที่มีความเฉพาะตัวอยู่ หากเราซื้อไปแล้วเกิดปัญหา เราต้องมั่นใจว่าร้านที่เราซื้อมาจะเข้ามาช่วยดูแลในทันที ตั้งแต่การซ่อมแซม รวมถึงเรื่องการติดตามประกันต่าง ๆ ด้วย เพราะฉะนั้นนอกจากจะเลือกคุณสมบัติเครื่องเอกสารที่ถูกใจแล้ว ต้องเลือกร้านค้าที่ถูกต้อง มีมาตรฐาน และพร้อมบริการเราแบบครบวงจรด้วย
   
   

เป็นอย่างไรกันบ้าง หลังจากลองทำตาม 5 คำถามเช็คลิสต์ก่อนเลือกเครื่องถ่ายเอกสารให้ตอบโจทย์องค์กรแล้วได้ผลออกมาเป็นเครื่องไหน และรุ่นใดกันบ้าง ส่วนท่านใดที่หาเครื่องถ่ายเอกสารที่ถูกใจได้แล้ว แต่ยังหาที่ซื้อไม่ได้ VSP Service Group ของพวกเราก็พร้อมจัดจำหน่ายเครื่องถ่ายเอกสาร ราคาย่อมเยา บริการซื้อ/เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องปริ้นเลเซอร์ เครื่องปริ้นเลเซอร์สี เช่าเครื่องปริ้น เช่าปริ้นเตอร์ หมึกเครื่องปริ้น ตลับหมึก หมึกปริ้นเตอร์ หมึกพิมพ์ ดรัมเครื่องปริ้น ทุกรุ่นทุกยี่ห้อ ราคาถูก ให้ลองเลือกสรรกันอย่างจุใจ และยินดีให้บริการทุกท่านแบบครบวงจร ตั้งแต่ขั้นตอนการจัดซื้อไปจนถึงเรื่องการซ่อมแซม รับประกันเรื่องคุณภาพด้วยประสบการณ์ในการทำงานมานานกว่า 13 ปี

ติดต่อซื้อ/เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องปริ้นเลเซอร์ เครื่องปริ้นเลเซอร์สี หมึกเครื่องปริ้น ตลับหมึก ราคาถูก
โทร. 02-277-4562, 085-939-2333, 081-622-7850
E-Mail : suriya_21@hotmail.com